A követelmények segítségével "a kifejlesztésre váró termék vagy folyamat bizonyos képességét, fizikai karakterisztikáját vagy minőségi jellemzőjét azonosítjuk" (IEEE Std 1220-1994.). A követelmény-elemzés, mint folyamat azt biztosítja, hogy az emberekben tudatosítsuk, hogy mely követelmények léteznek és melyek nem. Egy komolyabb szoftverfejlesztési projektben - ahol több tíz vagy akár több száz ember közreműködik - életbevágóan fontos, hogy mindenkinek a fejében (közel) azonos kép éljen a fejlesztendő szoftverről. A követelmény-elemzés fő célja éppen az, hogy egyértelműen rögzíti, hogy mit akarunk, mit várunk el a rendszertől és egységes "nyelvet" biztosít a fejlesztők között, illetve a megrendelő felé. Emellett - a természetes, emberi nyelven íródott követelmény-specifikáció - mindenki által érthető és átlátható, így a megrendelő és a fejlesztők ezen a szinten teljes részleteiben pontosíthatják az elvárásokat és a lehetőségeket.

Egy szoftver fejlesztése egy ötletből, piaci igényekből vagy kényszerből indul el. A legtöbb esetben - akár az ötletekből, akár a felhasználói igények rendezetlen halmazából - már a fejlesztés indulása előtt sok dokumentum készül el, amelyekből a lényeges részeket ki kell emelni és strukturálni, átláthatóvá kell tenni, ugyanakkor a bekövetkezett változásokat az eredeti dokumentumokban is jó viszontlátni. Fontos, hogy a követelmények mindig egyszerűek, ugyanakkor teljesek (érthetőek) legyenek. Az elemzés során bizonyos esetekben rögzíteni kell egy adott állapotot, és esetleg egy korábbit kell visszaállítani, de előfordulhat, hogy ez csak bizonyos követelményeket érint (verziókezelés). Mindehhez megfelelő követelmény-kezelő eszközre van szükség.

A követelmények tisztázása és finomítása során eljutunk az absztrakt megoldás kezdeményéig (a rendszer-követelményekig), ahonnan a - rögzített szabályok vagy szabvány szerint történő - tervezés veszi át a főszerepet. A megalkotott követelmény-specifikáció egyes pontjai és a terv egyes elemei között sokszor egyértelmű a megfeleltetés. Ezért fontos, hogy a követelmények esetleges megváltozásának a hatását le tudjuk követni mind a többi követelmény, mind a terv irányába (változáskövetés). Az elkészült tervek alapján implementált programot komoly tesztelésnek kell alávetni, ennek alapját és részleteit már a követelmény-elemzés során ki kell dolgozni. Meg kell gondolni, hogy milyen típusú teszteken, milyen adatokkal milyen eredményt kell elérnie a programnak. A tesztek száma akár több tízezerre is rúghat, ezért a kapott eredményeket a tervezettel össze kell hasonlítani (lehetőleg automatikusan), és eltérés esetén - jó minőségű követelmények és tervek esetén - egyértelműen kiderül, hogy hol és min kell változtatni vagy javítani.

A szoftver-fejlesztés egész folyamatában, de a követelmény-elemzés során különösen sok dokumentáció készül. Ezeket a megfelelő - célcsoportonként esetleg eltérő - formába kell önteni, és elektronikusan vagy nyomtatva elérhetővé kell tenni. Ez és az eddigi momentumok biztosítják, hogy a fejlesztési projekt sikeres lesz és a szoftver valóban úgy fog működni, ahogyan megálmodtuk.