Két nyári számunkban is (31., 32.) foglalkoztunk az elektronikus számlamegjelenítés és fizetés – EBPP – problematikájával. Akkor elméleti áttekintést adtunk a témáról, jelen cikkünkben viszont Mártonffy Attila sikeresen működő megoldást mutat be. A szóban forgó CheckFree útját szerte a világon több száz bevezetés, több millió felhasználó és több milliárd feldolgozott, megjelenített számla fémjelzi.

A CheckFree 1997-ben a BlueGill technológiájának a segítségével hozta létre első online megjelenítő és fizető rendszerét E-bill néven. Az akkor még BlueGill, ma már CheckFree i-Solutions cég technológiájának a segítségével alakították át a legtöbb rendszert web alapúvá. Jelenleg a CheckFree 5,2 millió ügyfél számára nyújt lehetőséget számlái elektronikus megtekintésére és fizetésre. A cég az Egyesült Államok 271 legnagyobb számlázójával kötött több éves számlázási és fizetési megállapodást, akik között bankok, brókerek, internetes portálok és tartalomszolgáltatók és személyes pénzügyi szolgáltatók találhatók.

Nyomtatás saját rendszerből

Jelenleg a számlakibocsátó cég a saját rendszeréből kinyomtatja a számlákat, majd azokat ügyfeleinek kipostázza. Amennyiben a törvényi szabályozás elfogadja az elektronikus számlákat, akkor nem lesz többé szükség a nyomtatásra és postázásra, a számlákat azonban továbbra is elérhetővé kell tenni az ügyfelek számára, például az interneten – mutat rá a papírkorszak utáni új követelményekre Andriska Zoltán , a CheckFree hazai elterjesztésén munkálkodó Triad Kft. konzultánsa. Erre az egyik megoldás az lehet, hogy a számlázó rendszerhez hozzáfejlesztünk egy saját alkalmazást, amelyet az adott platformhoz és számlaformátumhoz igazítunk. A megoldás hátránya, hogy kifejlesztése rengeteg energiát és időt igényel különösen, ha több rendszer számláit akarjuk megjeleníteni, valamint az ügyfélkezelés rész megvalósítása is nagy falat. További hátrány, hogy a konkrét számlázórendszer(ek)hez tartozik, így annak változása magával vonja a megjelenítő rendszer akár komoly mértékű megváltoztatását is. Például ha a számlakép megváltozik, akkor az alkalmazás bizonyos részeit is újra kell írni. Ha pedig a számlázó rendszer cserélődik, akkor szinte teljesen új alkalmazást kell kifejleszteni. Más elven alapuló megoldás a számlázó rendszertől független alkalmazás, amely a rendszernek a nyomtatóra küldött adatfolyamát kapja bemenetként, és azt dolgozza fel. A megoldás egyik lényegi eleme, hogy eleve csak az ügyfelek számára fontos információkat nyomtatják ki. Belátható, hogy szabványos nyomtató fájlformátumból nincsen olyan sok fajta, mint platformból és az azokra megírt számlázó rendszerből, így a CheckFree i-Solutions ezt a megoldást választotta. A kifejlesztett technológia rendelkezik a nyomtatófájlok feldolgozásához szükséges eszközzel is. Ezzel a számlakép megváltozása esetén könnyedén módosíthatjuk annak definícióját, és utána minden folytatódhat tovább. Nem is beszélve arról, hogyha számlázórendszert cserélünk, akkor is csak a kimeneti nyomtató-adatfolyammal kell foglalkoznunk. A nyomtató-adatfolyam további előnye, hogy akár CD-lemezen is átvihető az internetes megjelenítő rendszerre, így a számlázórendszer fizikailag sem csatlakozik a hálózatra, ami a biztonságot jelentősen megnöveli. A megoldás további előnye, hogy nagyon gyorsan, kockázatmentesen bevezethető, és olcsóbb, mint egyedi alkalmazást fejleszteni.

EBPP-kapcsolatrendszer

EBPP kapcsolatrendszer Az EBPP, mint korábban láttuk, nem más, mint egy összetett szerződéses kapcsolat a számlázók (telefontársaságok, gázszolgáltatók, stb.), a szolgáltató irodák, konszolidátorok (portálok, bankok), és az ügyfelek között. Az EBPP kapcsolatrendszerében 4 csoport különül el élesen: szolgáltatók, konszolidátorok, vállalati fogyasztók és lakossági fogyasztók. A konszolidátor fizikai létrehozására számos modell létezik, a három legfontosabb: 1. Nincs konszolidátor: a számlákat előállító cég készíti el a webes megjelenítést. 2. Vékony modell: ebben az esetben a konszolidátor csak a számlák kivonatát kapja meg, a részletes számlakivonat megjelenítést a számlázó vállalja. 3. Vastag modell: a számlázó cég a teljes számlaállományt a konszolidátor rendelkezésére bocsátja, és annak megjelenítését és a fizetéssel kapcsolatos teendőket is rábízza. A konszolidátor szerepe tulajdonképpen az EBPP folyamatban az, hogy a számlázó cégek válláról teljesen vagy részben levegye a számlamegjelenítés terhét és segítse a díjbeszedésben. Ráadásul a felhasználók a konszolidátorral kötött szerződés után, az összes számlájukat megtekinthetik egy helyen. Megnézhetik, hogy milyen fizetési kötelezettségei vannak az egyes szolgáltatók felé, folyószámla esetén pedig egyenlegét, az egyes tranzakciókat ellenőrizhetik. Természetesen a számlákkal kapcsolatos részletes adatok is hozzáférhetőek. Nemcsak a különböző számlázó cégek számláinak konszolidálására van lehetőség, hanem egy cégen belüli esetlegesen többféle számlázó rendszerből (pl.: lakossági, közületi számlázó rendszer, folyószámla kezelő rendszer) származó adatok konszolidálására is. Kép**

A folyamat

A konszolidátor és a számlázó cég közötti kommunikáció többek között a CheckFree, az Intuit, és a Microsoft által közösen kidolgozott OFX (Open Financial Exchange) protokollon történhet, de egyéb lehetőségek is rendelkezésre állnak. Nincs szükség saját protokollok kidolgozására, hanem az eszköz már bevált technológiát biztosít a kapcsolattartásra. A CheckFree i-Solutions által kidolgozott technológia megalkotása során a minél általánosabb megoldásra törekedtek. Ennek fényében a már létező alkalmazások web alapúvá tételéhez megragadták azok közös pontjait. Az egyik ilyen pont az, hogy a kiváltandó alkalmazások tetemes nyomtatott kimenetet produkáltak. Az interneten megjelenő adatokat azok mennyisége miatt célszerű külön adatbázisban tárolni, hogy ezzel ne terheljük az eredeti rendszert. A két rendszer közti szinkronizálást biztosítja a nyomtatott kimenetre (szerencsés esetben XML-re) alapozva a CheckFree i-Series. Érdekesség, hogy 1996-ban, a rendszer fejlesztésekor az XML még nem volt szabvány, és elterjedtségről sem beszélhetünk – jegyezte meg Andriska Zoltán . A számlamegjelenítés a számlák adatbázisba történő betöltésétől azok interneten való megjelenítéséig terjed. A szolgáltatónak szerződést kell kötnie a fogyasztókkal. Ezután a szolgáltató előállítja az adatfájlt, amelyet a rendszer automatikusan feldolgoz és adatbázisba tölt. A fogyasztók e-mail vagy SMS-értesítést kapnak, hogy egy új, saját számla érhető el az interneten. A fogyasztók megtekintik a saját számlájukat, és ha van részletes számla, akkor azt is. Az első megtekintés ténye regisztrálódik, valamint az is hogy a számlához hozzáférés történt. Ezekről az ügyfél értesítést kaphat. A munkát az eredeti rendszer nyomtatott kimenetével kell kezdeni, ezt kell elemezni, hiszen a nyomtatott kimeneten vannak meg azok az adatok, amelyeket meg szeretnénk jeleníteni. Persze nem kell ténylegesen nyomtani, az elektronikus forma épp elég. A kezelhető kimenetek lefedik szinte a teljes skálát, ezek XML, Line data (ASCII-szöveg vezérlőkarakterekkel), AFP (az IBM által kidolgozott formátum), Xerox.

Sémák, definíció, adminisztráció

Egy SmartXpress nevű alkalmazás segítségével a lehető legösszetettebb számlaképből kiindulva létrehozzuk a számladefiníciót és a kinyerési sémát. Ezekkel lehet leírni, hogy milyen adatokra van szükségünk, mi azok jelentése, és hol találhatók az adott számlán. A séma és a definíció, ha kell, egyedi számlaképenként megadható, így az adatbázisban egyszerre többféle számlaképpel rendelkező számla, sőt különböző számlázó rendszerekből érkező számla is lehet. A számlázási alkalmazásoknál minden számlán van dátum, és ügyfélazonosító, ezek általában azonosítják a számlát, ha mégsem, akkor akár további kulcsok is megadhatók. A SmartXpress egyik kimenete a már említett definíció és a séma, melyeket az eszköz automatikusan adatbázisban tárol. Egy másik kimenet egy ASP vagy JSP fájl, amely az adott számla mezőit alapértelmezett formátumban jeleníti meg az interneten. A feldolgozási sorok kezelésére és az ügyfélszolgálat megszemélyesítésre JSP alapú alkalmazás áll rendelkezésre, ez távolról adminisztrálható, felhasználóbarát felületet biztosít. A nyomtatott kimenet feldolgozása történhet teljesen automatikusan is: például egy tetszőleges, előre definiált könyvtárba töltjük az új nyomtató fájlt, amelyet a rendszer feldolgoz, betölt az adatbázisba, majd értesítést küld azon felhasználóknak, akiknek új számlája érkezett. A kezelői felület megtervezéséhez bármilyen HTML-szerkesztőt használhatunk, mivel a funkcionális kód a JSP- és az ASP-technológiáknak köszönhetően teljesen elkülönül a html kódtól. Így a külalak tervezése és a kód írása párhuzamosan történhet. Az API nagymértékben leegyszerűsíti az adatbázishoz való hozzáférést, segít a konszolidálásban, valamint a felhasználói jogosultság kezelésben. Az internetes megjelenítést lényegében tetszőleges alkalmazásszerver szolgálja.

Támogató folyamatok

A CheckFree a számlák feldolgozásán kívül a felhasználók kezeléséhez és az egész folyamat kézbentartásához is támogatást nyújt. Ahhoz hogy a számlákat elérhetővé tegyük, hozzáférést kell biztosítani az ügyfeleknek, jelszót és felhasználónevet kell nekik kiosztani. Az a modul, amely ezeket a feladatokat ellátja a Control Center. Segítségével tetszőleges EBPP-modell hozható létre: a számlázó rendszereket a merchant, a konszolidátorokat a CSP (Consumer Service Provider) reprezentálja. A Contol Center felhasználói különféle jogosultságú és szerepkörű adminisztrátorok lehetnek. A Control Centerben a felhasználó aktiválása, és a regisztrációs információ összerendelése a felhasználóval JSP-felületen keresztül intézhető. Itt az aktiválás azt az eseményt jelenti, ami után a felhasználó be tud lépni a szolgáltató oldalára, és hozzáférhet online számláihoz. Egy ügyfélhez több azonosító is rendelhető, így akár több számlához is hozzáférhet. Így az ügyfelek között is lehetőség van hierarchiaszintek definiálására, egy-egy magasabb szinten lévő felhasználó láthatja az alárendelt ügyfelek számláit is. A CheckFree i-Seriesben az ügyfelek értesítése az alapszolgáltatások közé tartozik. Könnyen konfigurálható a levélküldés, rendelkezik beépített levélküldő alkalmazással (JavaMail), de használható külső levelező program is, és SMS-küldés is lehetséges. A CheckFree kiegészítő funkciókat is elláthat. Ilyen például a direkt marketing, amikor a számla-megjelenítéshez marketingüzenetek is csatolhatóak. A konszolidátor számára ez nagyon fontos, hiszen a pénzforgalmon kívül különféle hirdetések útján tehet szert bevételre. Az eszköz lehetővé teszi kampányok elemzését, értékelését is. További funkció az elektronikus ügyfélszolgálat, ez például e-mail-küldést és online chatet foglalhat magában. Az üzleti ügyfelek számára biztosíthatunk folyamatvezérelt számlakezelés (ellenőrzés, összehangolás, érvényesítés) szolgáltatást is, melyhez a Checkfree BPRS (Business Process Rules Support) modulja nyújt támogatást. A számla megjelenítésén kívül más szolgáltatásokat is nyújthatunk a felhasználónak. Lehetőség van visszamenőleges adatok megtekintésére, ezek grafikonos megjelenítésére, így könnyen áttekinthetővé válik egy tetszőleges időszak. Az adatokon különféle mezők szerinti szűréseket, és rendezéseket is végezhetünk. Ha akarjuk, elemezhetjük a számlákon szereplő részletes információkat is, illetve ezeket megjeleníthetjük több dimenziós grafikus formában is. Ezzel olyan fontos összefüggések tárhatók fel, amelyeket csak hosszas feldolgozás után deríthettünk volna ki.

Elektronikus fizetés

Az elektronikus fizetés nem része az alaprendszernek, de a CheckFree rendelkezik internetes elszámolóház (ACH) szoftverrel is. Ez a Paperless Entry Processor (PEP) család. A folyamat a következő lépésekből áll: - A konszolidátornak szerződést kell kötnie a szolgáltatókkal és a fogyasztókkal. - A számlamegjelenítés folyamata, megtekintés regisztrálása. Amennyiben az ügyfél az internetes megtekintés során nem reklamálja a számlát bizonyos időn belül, akkor a számla elfogadottnak minősül. - A szolgáltató megterheli az ügyfél számláját. - Az ügyfél értesítést kap a terhelés tényéről. - Az internetes megjelenítésen a számla a “fizetve” megjelölést kapja. - A konszolidátor átutalja az összeget a szolgáltató számlájára. Szolgáltatók számára ez a megoldás nagyon előnyös, hiszen napi információval rendelkeznek a kinnlevőségekről. A konszolidátor napi összesített információkkal rendelkezik fogyasztói befizetésekről, ezért egy összegben át tudja utalni a számlakibocsátónak. A felhasználók számára számos fizetési megoldás nyújtható, például fizethet a regisztrációkor megadott számláról, hitelkártyával, de akár a konszolidátor által kibocsátott “pre-paid” kártyával is. A rendelkezésre álló szűkös keret miatt most csak ennyi fért a cikkünkbe. A témával kapcsolatos további részletekért forduljon az info@triad.hu címhez. Keretbe:

Előnyök

A szolgáltatóknak:
A számlát nem kell kinyomtatni, postázni (erre még törvényi szabályozás kell)
Független a számlázórendszertől
Fogyasztói lojalitás, bizalom a jóváhagyásos automatikus fizetéssel kapcsolatban
Olcsóbb kapcsolat a fogyasztókkal, lehetőség marketingre
Árbevétel B2B esetben, illetve cross-sell marketingből
Internetes vevőszolgálat
Hozzáférés a konszolidátor emelt szintű szolgáltatásaihoz

A konszolidátornak:
Gyakran látogatott portál
Marketinglehetőségek, bevétel a hirdetőktől
Fizetési pénzforgalom, díjbeszedés

A vállalati fogyasztóknak:
Fogyasztáselemzés
Saját belső rendszerrel összehangolható elektronikus számla vagy számlakép
Olcsóbb számlafeldolgozás
BPRS: folyamatvezérelt számlakezelés
Lehetőség az egyes telephelyek fogyasztásának áttekintésére

A lakossági fogyasztóknak:
Időmegtakarítás, kényelem
Földrajzi függetlenség
Költségelemzés archív adatok alapján
Fizetési jóváhagyással
Internetes vevőszolgálat
Letölthető elektronikus számlakép

checkfree.com
i-solutions.checkfree.com
billserv.com
triad.hu